AG : la digitalisation avance... à petits pas

Par Florence Leandri

La 3e édition du Baromètre des assemblées générales (AG), menée par Wolters Kluwer Legal Software en partenariat avec l’AFJE, révèle que si le format hybride progresse, le full digital peine à décoller. Quant à l’IA, son potentiel n’est pas encore exploité, ni même identifié.

Gain de temps (80 % des répondants), réduction du risque d’erreurs humaines (66 %) et sécurisation des données et conformité RGPD (48 %) : voici le top 3 des attentes des organisations vis-à-vis de la digitalisation de leurs AG. Elles s’avèrent assez similaires à celles de l’édition 2025 du baromètre, avec néanmoins une progression de l’optimisation des coûts (36 % en 2026, 28 % en 2025) et de la contribution aux objectifs ESG-RSE (36 % en 2026, 22 % en 2025).

Toutefois, la part des AG exclusivement digitales reste très faible (9 %) : « c’est le format hybride – utilisé par 48 % des répondants - qui s’installe comme le nouveau standard, indique Maxime Loiselle, directeur commercial d’EasyQuorum, solution de Wolters Kluwer dédié à la digitalisation des AG. « Les sociétés cotées ont l’obligation légale de proposer un format hybride, rappelle Besma Boumaza, vice-présidente de l’AFJE et group general counsel du groupe Accor. Le présentiel, utilisé par 44 % des répondants, apparaît alors comme bien ancré, car il répond à une exigence des actionnaires, surtout dans les petites structures. Le format hybride doit confirmer sa durabilité. »

Convocations : l’email, majoritaire, n’efface pas le papier

Selon la taille de l’AG, les problématiques diffèrent mais des points communs ressortent dont la gestion des convocations et des procurations comme principal défi, cité par 48 % des répondants. Cet item apparaît d’ailleurs dans le top 3 des difficultés rencontrées quelle que soit la taille de l’organisation. Si 77 % d’entre elles convoquent les actionnaires par email, le papier n’a pas disparu : 38 % recourent au courrier recommandé avec accusé de réception et 34 % au courrier simple. Pour Besma Boumaza, « l’acceptation d’une convocation par email est de plus en plus répandue en lien avec une montée en puissance de la logique ESG-RSE. Compte tenu de l’accélération technologique, les entreprises doivent veiller à se donner de la souplesse dans les statuts pour absorber les évolutions futures. »

La valeur ajoutée du juriste d’entreprise

Parmi les autres difficultés citées : les processus manuels longs et répétitifs (45 %), le respect des délais légaux (37 %), la coordination des différentes parties prenantes (35 %) et l’organisation logistique des AG en présentiel ou hybride (32 %). L’atteinte du quorum, un casse-tête pour 23 % des répondants, constitue la première difficulté rencontrée par les répondants pour les AG comptant entre 100 et 1 000 convoqués.

« C’est le formalisme de l’AG qui est difficile et non le fond de celle-ci : les décisions à prendre sont connues, leur mise en œuvre aussi, observe Besma Boumaza. Les juristes d’entreprise ont donc peu de valeur ajoutée à organiser les AG. Dans une logique d’optimisation et de sécurisation des process, la digitalisation est à envisager. » Le temps dégagé pourrait par exemple être alloué à une enquête de satisfaction post AG laquelle, s’étonne Maxime Loiselle, n’est conduite que par 14 % des organisations. « Une démarche pertinente pour les sociétés où le capital n’est pas trop dispersé car la proximité avec les actionnaires est plus marquée et leurs attentes en la matière font sens », relativise Besma Boumaza.

Un outil digital plutôt que le full digital

Si, en 2026, 61 % des répondants utilisent au moins un outil digital pour organiser les AG, par exemple la visioconférence, adoptée par 21 % des répondants, souvent « cette utilisation crée l’illusion d’une digitalisation du process alors que des pans entiers de l’organisation des AG – la gestion documentaire, les votes…- ne le sont pas, souligne Maxime Loiselle. Ainsi, le partage de documents se fait via un drive en ligne pour seulement 13 % et seules 5 % des organisations disposent d’une solution complète de dématérialisation des AG. 

Les raisons de cette faible adoption du digital ? Outre la courbe d’apprentissage des outils digitaux (l’équilibre gain de temps et sécurité n’est atteint qu’à moyen terme), ce sont les risques de nullités en raison du très important formalisme du sujet : « il y a une appréhension vis-à-vis de ratés techniques et de leurs conséquences, estime Besma Boumaza. Les acteurs digitaux doivent œuvrer afin d’identifier les sujets de stress des organisations. Il y a de plus un travail à mener auprès du législateur pour simplifier les process. »

L’IA est très peu utilisée

8% des organisations utilisent déjà l’IA pour faciliter certaines tâches liées aux AG, avec satisfaction (la complexité des AG perçue par l’organisation tombe à 2,5 contre 3,5 en moyenne). Le potentiel de développement est conséquent : 67 % s’y intéressent ou souhaitent s’y’ intéresser. « Face à l’IA, les organisations se demandent quel est le niveau de risque acceptable en termes de sécurité pour un événement juridique aux risques de nullité marqués, avance Besma Boumaza. L’envie est là mais l’organisation des AG mettra plus de temps à absorber l’IA que d’autres dimensions de la vie des entreprises. ».

Sans surprise, les répondants positionnent l’IA dans la rédaction automatique des convocations et procurations (62 %), dans la synthèse des AG (62 %), dans l’analyse de documents juridiques, (38 %), parce que, selon Besma Boumaza, l’ « on se projette dans ce qu’on sait que l’IA peut faire : l’anticipation n’est pas aisée. La facilitation de la logistique, par exemple, n’est pas perçue comme un champ possible pour l’IA. »